order acceptatie en Facturate

Kredietwaardigheid

De basis voor het al dan niet inbaar zijn van vorderingen wordt vaak al gelegd bij de orderacceptatie. De beslissing of orders, zowel voor nieuwe als voor bestaande relaties, worden uitgevoerd en tegen welke condities, hoort normaliter thuis bij de commerciële medewerkers. Deze blijven mede verantwoordelijk vanaf het moment dat een order wordt geboekt, tot het moment dat het geld is ontvangen. Bij een ZZP onderneming bent ook u in dit geval uzelf.

Bij een nieuwe relatie verdient het aanbeveling als volgt te werk te gaan:

  • Probeer externe informatie in te winnen;
  • Stel aan de hand van deze gegevens een kredietlimiet vast en tracht een korte betalingstermijn te bedingen.
  • Bij bestaande relaties kunnen orders onder dezelfde voorwaarden als voorheen worden uitgevoerd, tenzij van de na het onderzoek is gebleken dat dat:
    • de klant slecht betaalt;
    • de kredietlimiet is overschreden;

Bedenk u dus vooraf dat u een order accepteert met wie u zaken gaat doen. 

Debiteurenadministratie

Het belangrijkste aspect van een goed debiteurenbeheer is een systeem van tijdige signalering
Essentieel voor een goede kredietcontrole is dat de debiteurenadministratie ‘up to date’ is.

De facturen moeten dagelijks worden geboekt, evenals creditnota’s, binnenkomende betalingen, etc. De factuur is de basis voor de debiteurenadministratie. Het te betalen bedrag dient duidelijk uit de factuur te blijken. De interne controle dient foutloos te zijn. Met name op de volgende punten dient te worden gelet:

  1. duidelijke betalingsconditie met vermelding van een termijn;
  2. het gewicht;
  3. juiste verkoopprijs;
  4. rekenfouten;
  5. de factuur dient gesteld te zijn in één taal;
  6. vermelding van de gegevens, waarnaar de debiteur nadrukkelijk vraagt.

Correcte facturen kunnen snel worden afgehandeld. Daarentegen werken facturen met fouten of onduidelijke facturen vertragend.

Zodra de goederen zijn verzonden of de dienst is verleend, dient de factuur direct te worden verzonden en geboekt. In de praktijk ligt vaak een periode van 1 à 2 weken tussen het moment van de verleende dienst en het verzenden van de factuur. Deze periode verlengt de betalingstermijn en dus het risico van de leverancier.

Omdat veel bedrijven pas na 30 dagen na ontvangst van de factuur tot betaling overgaan, is een snelle facturering een eerste vereiste. Het verdient geen aanbeveling de factuur bij de goederen te sluiten. Dit document komt dan meestal in de werkplaats of fabriek terecht en verdwijnt in een bureau.

Net als de verkoopfactuur dienen creditnota’s voor kortingen, schades, prijsverschillen, retourgezonden producten, enz. snel te worden gemaakt, geboekt en verzonden. Niet tijdig versturen geeft de debiteur de gelegenheid de factuur waarop de creditnota betrekking heeft, niet te betalen.

Bij veel bedrijven wordt de aanmaningsprocedure verwaarloosd. Meer dan 1/3 deel van de ondernemers stuurt pas een aanmaning, nadat de betalingstermijn meer dan twee maanden is verstreken

HD Webdesign zorgt voor Real Time Facturering en informeert u duidelijk per e-mail wanneer de betalingstermijn is verstreken, dusdanig dat u met 1 druk op de knop de herinnering kunt versturen

Alles vanaf uw eigen PC of onderweg op uw tablet. Zonder zorgen uw debiteuren beheer overal en waar u ook maar bent onder controle.

Prijzen op maat en aanvraag.

Inkoop
Offerte Traject
Werkbon Applicatie

HD Webdesign | Eemswaard 37, 9734 CA Groningen | Telefoon/Whatsapp: 06-41607417 | E-mail: info@hdwebdesign.nl | ® KvK. 01180418 | BTW NL.108362231B01